segunda-feira, 6 de junho de 2011

Como Ser Proativo

1.Dê uma boa olhada nas suas responsabilidades. Faça a si mesmo algumas perguntas:

◦Quais os tipos de tarefas são regulares ou não? Por exemplo, no trabalho, em casa, durante o estudo, etc.

◦Que tipo de tarefas vêm em grande quantidade?

◦Que tipo de tarefas precisam de atenção imediata quando chegam?

2.Examine criticamente como você poderia executar estas tarefas mais eficientemente. Antes do próximo avanço:

◦Crie um plano, procedimento, lista de itens de verificação ou rotina para realizar a tarefa.

◦Recrute e instrua outros para ajudá-lo com uma tarefa urgente ou grande.

◦Reúna informações que você precisa para desempenhar uma tarefa. Se as informações necessárias vêm de um fluxo de pessoas que trazem as tarefas, crie um roteiro, uma lista de itens de verificação, ou um formulário para recolher as informações de forma consiste.

◦Procure passos no processo para eliminar, consolidar, ou reduzir.

3.Tente prevenir o surgimento de problemas. Isto significa atacar possíveis falhas com antecedência para impedi-los de se tornar uma realidade. Adote o costume de tomar providências e desenvolver soluções de contorno.

4.Desenvolva uma mentalidade que busca resolver problemas, em vez de duelar com eles.

Veja como:

◦a. Defina o problema (o que é ele exatamente?)

◦b. Decida o que precisa acontecer para superar o problema e como você vai fazer isso; e

◦c. Vá em frente!

5.Adiante as tarefas menos urgentes e diárias. Fazendo isso elas estarão fora do caminho quando urgências acontecerem e você não ficará preocupado com elas. Preste atenção especial a manutenção preventiva, mesmo que isso signifique verificar o óleo do seu carro, reabastecer sua despensa, ou poupar um pouco de dinheiro a cada semana. Um pouco de esforço antecipado pode salvá-lo de uma grande crise depois.

6.Saiba quais tarefas são prioritárias e quais podem esperar. Escreva diariamente listas de tarefas e nomeia a lista, com 'Eu vou fazer‘ e não ‘Para fazer’. Risque cada item quando for realizado. Guarde esta lista à mão e deixe-a dirigir suas ações. Se ficar muito tempo for muito tempo sem riscar algo, avalie novamente o que está fazendo para assegurar-se que você realmente termine as tarefas previstas.

7.Elimine completamente qualquer tarefa que é realmente desnecessária. Algumas coisas não precisam ser feitas, ou não têm de ser feitas por você. Não desperdice o tempo nelas e não permita que um sentimento de culpa leve você a pensar como você é responsável por elas. Se as tarefas são desnecessárias, não merecem seu esforço e seriam desperdício de energia. Seja firme ao fazer esta avaliação sobre o valor de uma tarefa.

8.Avalie seus procedimentos e processos enquanto os usa. O que funciona e o que não se ajusta? Anote melhorias e as incorpore durante a próxima calmaria. Descarte algo que não funciona, mas fique atento para observar quando algo precisa de ajustes e o faça para que realmente o procedimento ou processo funcione.

9.Tente antecipar as necessidades. São questões sazonais? Há atividades extras associadas com certo período do dia, semana, mês, ou trimestre? Você pode se preparar com antecedência? Olhe adiante e não tema o desconhecido. Você pode reduzir a instabilidade do futuro com planejamento antecipado e estando pronto para os acontecimentos futuros que você tem algum controle.

10.Tente antecipar coisas que você necessitará saber. Você pode aprender uma nova habilidade antecipadamente? Você pode utilizar uma habilidade que você já tem de um modo novo? Olhe as tendências em volta de você; mantenha-se atualizado lendo e aprendendo continuamente. Pessoas proativas são prósperas porque eles são abertos para novas experiências mas também ligados nas lições do passado.

11.Procure modos de automatizar tarefas rotineiras. Os computadores podem manipular dados em todos os tipos de caminhos. Até mesmo ter um modelo ou um plano padrão da ação pode economizar tempo. Se você trabalha em um contexto de equipe, a delegação é também uma forma de automação, já que a melhor pessoa para fazer uma tarefa resultará automaticamente em que isto será feito da melhor forma possível, retirando-o da pilha "para fazer". Assim, tenha um sistema que automaticamente atribua as tarefas para aqueles que melhor se ajustam.


Dicas:

• Embora o tempo gasto planejando ou organizando não é tempo utilizado em uma tarefa necessária, um pouco de planejamento pode salvar muito tempo ao executá-la. Não deixe de planejar com essa desculpa pois se lamentará por não ter um plano para seguir depois e irá verdadeiramente desperdiçar tempo voltando atrás para correções.

•O oposto de ser proativos é ser reativo. Se você se encontrar "apagando incêndios", ou reagindo a problemas só depois que eles surgem, dê uma boa olhada no que está errado!







Nenhum comentário:

Postar um comentário